Fachbereich Rechnungswesen
Warum ist es so wichtig, dass Ihre Buchhaltung aktuell, korrekt und vollständig geführt wird?
Sie treffen jeden Tag unzählige Entscheidungen, die sich alle auf Ihre Finanzen auswirken, die einen früher, die anderen später. Der Anteil der Entscheidungen, die sich unmittelbar in Ihren Finanzen niederschlagen, ist dabei nicht das Problem. Es ist vielmehr die Kunst, alle langfristig wirksamen Entscheidungen jederzeit im Blick zu haben.
Verschaffen Sie sich deshalb eine gute Buchhaltung, weil sie damit folgende Vorteile haben:
- Volle Kontrolle über Ihre Kosten
- Jederzeit informiert über Ihre Umsätze
- Frühzeitiges Erkennen, wenn sich die Zahlungsmoral der Kunden verschlechtert
- Verlässliche Liquiditätsvorschau, um potenzielle Engpässe rechtzeitig zu entschärfen
Sollten Sie noch nicht über eine gute Buchhaltung verfügen, durchleben Sie vielleicht gerade folgende Nachteile:
- Sie verkaufen viel, verdienen aber nichts und wissen nicht, warum.
- Sie müssen Ihre Lieferanten vertrösten, weil Sie nicht mit der Abbuchung des Finanzamtes gerechnet haben.
- Erst zum Jahresabschluss stellen Sie fest, dass einige Kunden Sie schon länger nicht bezahlen.
- Ständig werden Sie von Ihren Kunden im Preis gedrückt, wissen aber nicht, wie weit sie gehen können.
Im Folgenden haben wir zum leichteren Verständnis ein paar wichtige Begriffe des Rechnungswesens erklärt, auf die es u. a. ankommt und auf die wir bei unseren Kunden besonders achten.
Die Abschreibungen (kurz AfA = Absetzung für Abnutzung) bedeutet, dass der Wertverlust eines Wirtschaftsgutes (Anlagevermögen) als Aufwand in der BWA erfasst wird und somit den Gewinn mindert (Grundlage: § 7 Abs. 1 EStG).
Anders als bei dem Kauf von Rohstoffen oder Handelswaren, die beim Kauf in voller Höhe in die BWA fließen, werden Wirtschaftsgüter, die für die Nutzung im Betrieb angeschafft werden, „aktiviert“ und über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben. Die Nutzungsdauer ergibt sich aus der amtlichen AfA-Tabelle, die vom Bundesfinanzministerium herausgegeben wird.
Es gibt einige Ausnahmen, wie z. B. Grundstücke, die keiner Abnutzung unterliegen. Hier kann jedoch bei dauerhafter Wertminderung, z. B. Kontamination durch Giftstoffe, eine außerplanmäßige Abschreibung gebucht werden.
Für wen ist das Thema interessant?
Wichtig ist das Thema Abschreibungen für Unternehmen, die hohe Werte in ihrem Anlagevermögen haben. Bei diesen findet sich in der Regel ein großer Betrag für Abschreibungen in der BWA, der wiederum einen wesentlichen Anteil der Fixkosten des Unternehmens darstellt.
Warum ist das für die Kaufentscheidung relevant?
Je höher das Anlagevermögen eines Unternehmens ist, desto wichtiger ist es, bei einer Anschaffung im Vorfeld die Abschreibungen mit anderen Alternativen, wie z. B. dem Leasing zu vergleichen (Finanzierung).
Das Anlagevermögen ist Teil der Bilanz und repräsentiert Wirtschaftsgüter, die dem Unternehmen dauerhaft für dessen Wertschöpfung zur Verfügung stehen. Typische Beispiele dafür sind:
- Grundstücke & Gebäude
- Maschinen und maschinelle Anlagen
- Büro- und Geschäftsausstattung (Schreibtische, Schränke, Stühle, usw.)
- EDV-Equipment (Server, PCs, Laptops, Tablets, Smartphones, usw.)
Die Buchung eines Anlagegutes wird buchhalterisch als „Aktivierung“ bezeichnet, das heißt, dass der Kaufpreis inklusive der Kaufnebenkosten sowie der Kosten für die Inbetriebnahme (Anschaffungs- und Herstellkosten, § 255 HGB) in der Bilanz erscheint.
Durch die Nutzung verringert sich der Wert des Anlageguts kontinuierlich. Um diesen Wertverlust zu erfassen, werden regelmäßig Abschreibungen gebucht. Die Abschreibung orientiert sich an der gewöhnlichen Nutzungsdauer des Anlageguts, die in der amtlichen AfA-Tabelle verzeichnet ist.
Beispiel: Bei einer Nutzungsdauer von 12 Jahren wird jedes Jahr 1/12 der Anschaffungs- und Herstellkosten als Abschreibung gebucht. Das verringert den Wert des Anlageguts so lange, bis es nach 12 Jahren ohne Wert in der Bilanz steht. Im Gegenzug mindert die Abschreibung den Gewinn, der in diesen 12 Jahren erwirtschaftet wurde.
Neben dem Sachanlagevermögen, zu dem alle beweglichen und unbeweglichen Wirtschaftsgüter gehören, können in einer Bilanz ebenfalls immaterielle Vermögensgegenstände (Patente, Rechte, Software) und Finanzanlagen (Beteiligungen an anderen Unternehmen, Aktien, u.a.) stehen.
Die Bilanz eines Unternehmens besteht aus zwei Teilen, die Aktiva und Passiva genannt werden. Die Aktiva enthält alle Vermögensteile, die Passiva alle Schulden eines Unternehmens. Das Vermögen und die Schulden sind in Euro zu bewerten und müssen in ihrer Summe deckungsgleich sein, wie es das Wort Bilanz sagt.
Eine andere Definition von Aktiva und Passiva lautet: Aktiva beschreibt die Mittelverwendung (Was wurde gekauft?) und die Passiva die Mittelherkunft (Wer hat das Geld bereitgestellt?). Die Bilanz gliedert sich wie folgt (§ 266 HGB):
Aktiva:
- Anlagevermögen
- Immaterielle Vermögensgegenstände
- Sachanlagen
- Finanzanlagen
- Umlaufvermögen
- Vorräte
- Forderungen und sonst. Vermögensgegenstände
- Wertpapiere
- Kassenbestand, Bankguthaben, Schecks
- Rechnungsabgrenzungsposten
- Aktive latente Steuern
- aktiver Unterschiedsbetrag aus der Vermögensverrechnung
Passiva:
- Eigenkapital
- Gezeichnetes Kapital
- Kapitalrücklage
- Gewinnrücklagen
- Gewinn-/Verlustvortrag
- Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag
- Rückstellungen
- Pensionsrückstellungen
- Steuerrückstellungen
- Sonstige Rückstellungen
- Verbindlichkeiten
- Anleihen
- Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten
- Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen
- Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
- Wechselverbindlichkeiten
- Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen
- Verbindlichkeiten gegenüber Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht
- Sonstige Verbindlichkeiten
- Rechnungsabgrenzungsposten
- Passive latente Steuern
Die Reihenfolge sowohl bei Aktiva als auch bei Passiva richtet sich nach der Fristigkeit. Bei der Aktiva finden sich die Vermögensteile, die am längsten brauchen, um wieder zu Geld gemacht werden zu können, ganz oben und das Bargeld in der Kasse ganz unten.
Bei der Passiva steht das Eigenkapital ganz oben, da es am schwersten aus dem Unternehmen herauszulösen ist. Die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten können hingegen sehr schnell eingefordert werden und stehen deshalb unten.
Die BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertungen) bezeichnen alle Auswertungen, die vom Steuerberater bzw. der eigenen Buchhaltung für die Steuerung des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden. Es handelt sich hierbei u.a. um folgende Auswertungen:
- Erfolgsrechnung (Umsatz – Kosten = Gewinn/Verlust)
- Offene Posten (OP-) Liste Debitoren (Liste nicht bezahlter Rechnungen meiner Kunden)
- Offene Posten (OP-) Liste Kreditoren (Liste nicht bezahlter Rechnungen meiner Lieferanten)
Die Summen- und Saldenliste (SuSa) ist die Zusammenstellung aller Konten aus der Buchhaltung, das heißt neben den Erfolgskonten aus der oben genannten Erfolgsrechnung werden auch die sogenannten Bestandskonten aus der Bilanz aufgeführt. Für jedes Konto werden der Anfangsbestand, die unterjährigen Bewegungen sowie der Endbestand für einen bestimmten Zeitraum aufgeführt (z. B. für das aktuelle Geschäftsjahr).
Die BWA ist an kein einheitliches Format gebunden und kann individuell verändert werden. So können auch Besonderheiten des Unternehmens automatisch jeden Monat mit der BWA abgebildet werden.
Für Banken und Investoren hingegen ist die Beurteilung eines Unternehmens ausschließlich anhand einer BWA schwierig. Deshalb verlangen sie häufig zusätzlich die Einreichung der SuSa, um z. B. eine Kreditentscheidung treffen zu können.
Die Erfolgskonten umfassen alle Konten der Gewinn- und Verlustrechnung bzw. der BWA. Auf diesen Konten werden alle Erlöse und Kosten gebucht, um am Ende einen Gewinn oder Verlust zu ermitteln.
Die Bestandskonten, auch Bilanzkonten genannt, enthalten ihrem Namen entsprechend die Bestände des Unternehmens, z. B. Lagerbestand, Stand des Bankkontos, Kreditbestand, usw.
Wichtig zum Verständnis: Die Erfolgskonten sind Unterkonten des Eigenkapitals in der Bilanz. Mit anderen Worten: Die Erfolgskonten geben eine Aufschlüsselung des Jahresüberschusses bzw. Jahresfehlbetrags, der am Jahresende im Eigenkapital der Bilanz ausgewiesen wird.
Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) kann nach § 275 HGB entweder nach dem Gesamtkostenverfahren oder nach dem Umsatzkostenverfahren gegliedert werden.
Der Unterschied liegt in der Zusammenfassung der Kosten in verschiedene Positionen. Die Gliederung finden Sie unter der Überschrift Gewinn- und Verlustrechnung.
Bei dem Gesamtkostenverfahren werden die Erlöse und Kosten einer Periode gegenübergestellt. Dabei kann der Leser genau erkennen, wie hoch die Material- und Personalkosten im abgelaufenen Jahr waren. Darüber hinaus wird auch die Bestandsveränderung an fertigen und unfertigen Erzeugnissen ausgewiesen, was Aufschluss über die betriebliche Leistung im abgelaufenen Jahr erlaubt.
Das Umsatzkostenverfahren stellt dem Umsatz einer Periode die Kosten für diesen Umsatz gegenüber. Im Unterschied zum Gesamtkostenverfahren erfährt der Leser, welche Kosten in den einzelnen Funktionsbereichen des Unternehmens angefallen sind. Die Kosten werden zusammengefasst nach Herstellungskosten des Umsatzes, Vertriebskosten und Verwaltungskosten.
Unter dem Strich führen beide Gliederungsvarianten zum selben Ergebnis. Der unterschiedliche Informationsgehalt ist das Entscheidende und führt jeweils zu unterschiedlichen Analyseansätzen.
Das Gesamtkostenverfahren erlaubt z. B. eine Aussage über die Personalintensität oder über die betriebliche Gesamtleistung eines Unternehmens, nicht aber über die Verteilung der Kosten auf Umsatz-, Vertriebs- und Verwaltungskosten.
Das Umsatzkostenverfahren bietet die Möglichkeit zur Beurteilung der Vertriebs- und Verwaltungskosten im Verhältnis zum Umsatz. Allerdings bleibt dem Leser die Zusammensetzung dieser Kostenblöcke in Personal- und Materialkosten verwehrt und er kann auch nicht die betriebliche Gesamtleistung des Unternehmens herauslesen.
Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist die Zusammenstellung aller Erfolgskonten eines Unternehmens, an dessen Ende der Gewinn oder Verlust ermittelt wird.
Die Gliederung der GuV ist geregelt im § 275 HGB und unterscheidet zwei Formen, für die sich ein Unternehmen entscheiden kann:
Gliederung nach dem Gesamtkostenverfahren (§ 275 Abs. 2 HGB):
1. Umsatzerlöse
2. Erhöhung oder Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen
3. andere aktivierte Eigenleistungen
4. sonstige betriebliche Erträge
5. Materialaufwand
6. Personalaufwand
7. Abschreibungen
8. sonstige betriebliche Aufwendungen
9. Erträge aus Beteiligungen
10. Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Finanzanlagevermögens,
11. sonstige Zinsen und ähnliche Erträge
12. Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens
13. Zinsen und ähnliche Aufwendungen,
14. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag
15. Ergebnis nach Steuern
16. sonstige Steuern
17. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag
Gliederung nach dem Umsatzkostenverfahren (§ 275 Abs. 3 HGB):
1. Umsatzerlöse
2. Herstellungskosten der zur Erzielung der Umsatzerlöse erbrachten Leistungen
3. Bruttoergebnis vom Umsatz
4. Vertriebskosten
5. allgemeine Verwaltungskosten
6. sonstige betriebliche Erträge
7. sonstige betriebliche Aufwendungen
8. Erträge aus Beteiligungen
9. Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Finanzanlagevermögens
10. sonstige Zinsen und ähnliche Erträge
11. Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens
12. Zinsen und ähnliche Aufwendungen
13. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag
14. Ergebnis nach Steuern
15. sonstige Steuern
16. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag
Der Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag wird als Bestandteil des Eigenkapitals in der Bilanz ausgewiesen. Mit anderen Worten, das Eigenkapital erhöht oder vermindert sich durch das Jahresergebnis und die GuV gibt Aufschluss darüber, wie sich das Ergebnis zusammensetzt.
Als Handelswaren werden alle gekauften Produkte gezählt, die für den Weiterverkauf bestimmt sind und an denen selbst keine Veränderungen vorgenommen werden. Eine geänderte Verpackung oder ein zusätzliches Label stellt in dem Fall keine Veränderung des Produkts dar.
Bei der Handelsware ist der Händler Eigentümer der Ware und übernimmt das Risiko der Vermarktung sowie das Bestandsrisiko (Verderb, technische Veralterung, Diebstahl, usw.).
Bei der Kommissionsware wird der Händler zu keinem Zeitpunkt Eigentümer der Ware. Er verkauft die Ware „im Auftrag“ und ist erst bei erfolgreichem Verkauf verpflichtet, den Kaufpreis an seinen Auftraggeber zu erstatten. Dieses erfolgt nach Abzug einer vorher vereinbarten Kommission (Provision).
Das Vermarktungs- und Bestandsrisiko trägt der Auftraggeber und nicht der Händler. Die Kommission des Händlers ist deshalb in der Regel auch geringer als die Marge, die er auf seine Handelswaren kalkulieren muss.
Das Umlaufvermögen ist Teil der Bilanz und repräsentiert alle Vermögensgegenstände, die sich in kurzer Zeit in Wert und Zusammensetzung verändern können. Zu diesen gehören:
- Vorräte (Rohstoffe, Hilfsstoffe, Betriebsstoffe, Fertig- und Halbfertigerzeugnisse sowie Handelswaren)
- Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (offene Kundenrechnungen)
- Wertpapiere
- Kassen- und Bankbestände sowie Schecks
Im Gegensatz zum Anlagevermögen wirken Maßnahmen im Bereich des Umlaufvermögens schneller auf die Liquidität eines Unternehmens.
Geringe Kundenforderungen, z. B. durch ein konsequentes Mahnwesen, wirken direkt positiv auf das Bankguthaben. Zu hohe Lagerbestände sind häufig eine Ursache für Zahlungsschwierigkeiten, weil hier die notwendigen finanziellen Mittel gebunden sind.
Je nach Art des Geschäfts beeinflussen die einzelnen Positionen des Umlaufvermögens die Liquidität unterschiedlich intensiv. Deshalb ist es wichtig, seine größten Liquiditätsfresser zu kennen und sie aktiv zu managen.
