Das Denken bestimmt die Ergebnisse. Mit den Veränderungen der letzten Jahre wird immer deutlicher, dass sich die Arbeitswelt rapide verändert. Und das auch insbesondere im Bereich Finance. Neues Denken ist erforderlich – sowohl, was den Arbeitsort betrifft als auch die Arbeitsteilung. Wir denken für und mit unseren Kunden neue Wege. Mit Erfolg.
Sie fragen sich jetzt vielleicht, was wir speziell für Sie tun können. Hier finden Sie einen Auszug unserer Projekte. Sie wünschen sich mehr? Gern senden wir Ihnen weitere zu!
Ausgangssituation
Seit ihrer Gründung 2009 hat unser Kunde 9 Jahre lang Software erfolgreich entwickelt und vermarktet. 2018 erfolgte die Übernahme durch die israelische Unternehmens-Gruppe, was einen weiteren Schritt in der Entwicklung der Gesellschaft bedeutete. In allen Bereichen wurden nun die Bande zur Muttergesellschaft geknüpft und die Entscheidungen mussten fortan abgestimmt werden.
Aufgabe / Herausforderung
Als voll konsolidiertes Unternehmen war der Bereich Finanzen gefordert, die Integration sehr schnell zu vollziehen. Reichte es bisher aus, dem lokalen Management ein über die Jahre gewachsenes Reporting zur Verfügung zu stellen, musste jetzt ein monatliches Reporting Package geliefert werden. Dieses Package war nach HGB und US-GAAP zu berichten.
Des Weiteren wurden im Laufe der Integration die Rückfragen seitens der Muttergesellschaft immer detaillierter, sodass die Verlässlichkeit der Buchhaltung in Bilanz und GuV zwingende Voraussetzung war.
Mit dem Börsengang wurden in der Folge detaillierte Prozess Beschreibungen sowie ein Risikomanagement erforderlich, um die Anforderungen von Sarbanes Oxley (SOX) zu gewährleisten.
Umsetzung / Ansatz
Um diese Herausforderungen zu meistern, haben wir ein Team aufgebaut, dass neben der Buchhaltung auch die Bereiche Controlling (FP&A) und Reporting umfasste.
Es wurden Standards geschaffen, wie zum Beispiel eine monatliche Kontenabstimmung und -validierung (Balance Sheet Reconciliation), die die Verlässlichkeit und Sicherheit der Zahlen gewährleistete. Darüber hinaus wurde das Reporting Package sorgfältig aufgebaut und vor dessen Abgabe einem internen Review unterzogen und kommentiert.
Bei der Zusammensetzung des Teams wurde insbesondere auf die exzellenten fachlichen Expertisen der Mitarbeiter geachtet sowie auf die Harmonierung mit dem Team.
Nach dem erfolgreichen Börsengang wurde die Integration in den Konzern weiter vorangetrieben. Dazu wurde SAP Business One eingeführt und der Kontenrahmen auf den Konzernkontenrahmen sowie die laufende Buchhaltung nach US GAAP implementiert. Seitdem erfolgt die Überleitung von US GAAP nach HGB, nicht umgekehrt.
Ergebnis
Nachdem die vorgenannten Maßnahmen geplant, eingeleitet und umgesetzt hatten, ist unser Kunde heute in der Lage, alle an in gestellten Anforderungen zu erfüllen. Das Team hat bereits nach kurzer Zeit einen starken Zusammenhalt entwickelt und meistert alle Anforderungen. Natürlich gibt es ständig neue Herausforderungen, aber durch die geschaffene Struktur ist eine Unterstützung unsererseits nicht länger erforderlich. Wir wünschen unserem Kunden weiterhin viel Erfolg und stehen bei Bedarf gerne wieder zur Verfügung.
Ausgangssituation:
Als Tochterunternehmen eines amerikanischen Startups im Online-Handel wurde in Berlin die Europa-Zentrale für die Vertriebsgebiete DACH, Frankreich und Großbritannien gegründet. Es entstand innerhalb von kürzester Zeit ein Team von über 50 Mitarbeitern, in erster Linie im Marketing, Customer Service und Logistik. Der Bereich Finance war mit 3 Personen angesichts des komplexen Aufbaus tendenziell eher unterrepräsentiert.
Aufgabe / Herausforderung
Das Finance-Team war durch den krankheitsbedingten Ausfall der Teamleitung Finance stark in Rückstand geraten. Die beiden verbliebenen Mitarbeiter taten ihr Bestes, um die Geschäfte am Laufen zu halten. Die Schwierigkeit bestand einerseits darin, die korrekte und termingerechte Anmeldung der Umsatzsteuer in den einzelnen europäischen Ländern sicherzustellen und andererseits die Belastbarkeit der Zahlen aus dem Shop-System selbst zu erhöhen. Hohes Datenvolumen erforderte zudem umfangreiche Excel-Kenntnisse und intensive Kontrollen, um Fehler zu vermeiden.
Umsetzung / Ansatz
Im ersten Schritt mussten wir sicherstellen, dass die verbliebenen beiden Mitarbeiter dem Unternehmen erhalten blieben. Durch den immensen Druck äußerten sie in den ersten 4-Augen-Gesprächen, dass sie die Situation so nicht noch länger aushalten würden, was sehr verständlich war. Die Strukturierung der Aufgaben unter Einbeziehung von weiteren externen Ressourcen (Steuer- und Wirtschaftskanzleien) hat sehr schnell zur Entspannung der Arbeitssituation und zur Verbesserung des Klimas geführt. Umfangreiche Analysen in Excel haben die bestehenden Fehler in der umsatzsteuerlichen Behandlung der Verkäufe und Retouren schnell aufgedeckt, sodass sie zeitnah abgestellt werden konnten. Die Aufgaben des Teamleiters, die im Wesentlichen aus dem Reporting an die Muttergesellschaft in den USA bestand, wurde in engem Austausch mit den New Yorker Kollegen neu aufgebaut. Das Reporting inklusive der Beantwortung von Rückfragen erfolgte somit wieder verlässlich und auch die Zuarbeit zur Vorbereitung des IPO in den USA erfolgte reibungslos. Im Rahmen unseres Einsatzes konnten diverse Verbesserungen implementiert werden. Dabei war die Einbindung aller Abteilungen in die Prozesse der Schlüssel zum Erfolg. Hervorzuheben ist der Durchlauf der Rechnungen für Online-Marketing bei Google, Facebook und anderen. Hier wurde insbesondere das Verständnis der Rechnungsinhalte im Finance-Bereich geschärft, sodass Rückfragen seitens des Managements und aus den USA kompetent beantwortet werden konnten.
Ergebnis
Der IPO an der New York Stock Exchange wurde erfolgreich vollzogen. Die Prozesse im Finanzwesen und im Reporting liefen stabil. Jedoch wurde in der Folge die Entscheidung getroffen, sich wieder aus Europa zurückzuziehen, was sehr schade ist – besonders für das Team. Auch wenn die Mitarbeiter heute in anderen Unternehmen tätig sind, so besteht die Verbindung innerhalb des Finance-Teams bis heute. Für uns die Anerkennung, dass nicht nur die Zahlenwelt, sondern auch die Mitarbeiterführung in diesem Projekt ein voller Erfolg war.
Ausgangssituation:
Ein in Deutschland ansässiges Unternehmen unterhält Beteiligungen im europäischen Ausland. Als Teil der Integration war das Ziel, eine einheitliche Kontierungssystematik sicherzustellen.
Aufgabe / Herausforderung
Nach der erfolgreichen Akquisition eines Unternehmens wurden bereits erste Monatsabschlüsse erstellt. Diese zu konsolidieren war entsprechend aufwendig und mit zahlreichen Umgliederungen verbunden. Daher war es eine dringende Aufgabe, die Kontierungs- und Buchungssystematik zu harmonisieren, um auch die Zahlen jeder Gesellschaft isoliert betrachten und interpretieren zu können. Die Herausforderung bestand darin, die lokalen, nationalen Erfordernisse daraufhin zu prüfen, ob es sich um Muss-Vorschriften handelt oder ob der HGB-Ansatz ebenfalls zulässig ist.
Umsetzung / Ansatz
Zunächst wurden Verantwortliche im Accounting Team der ausländischen Gesellschaft benannt, die die Prüfungen auf Zulässigkeit nach lokalen Gesetzen prüfen sollten. In der Muttergesellschaft wurde das bestehende Accounting Manual bei dieser Gelegenheit auch noch einmal reviewt. Der Kontenrahmen der Tochtergesellschaft wurde mit dem deutschen Kontenrahmen abgeglichen und 1:1-Beziehungen hergestellt. Anschließend wurden die bebuchten Konten analysiert und die Geschäftsvorfälle katalogisiert, die auf diesen Konten abgebildet wurden. Beim Vergleich mit den korrespondierenden Konten im deutschen Kontenrahmen wurden die Unterschiede identifiziert und aufgelistet. Es folgte die Würdigung der Sachverhalte und die Beurteilung, ob ein Wechsel zur deutschen Kontierungssystematik möglich war. Dieses war in der überwiegenden Anzahl der Fall. Jedoch gab es 4 Sachverhalte, die erst nach Konsultation von Wirtschaftsprüfern bzw. Steuerberatern abschließend geklärt werden konnten. Nach Abschluss der Analysen wurden die festgelegten Kontierungen im Accounting Manual festgehalten und durch die Geschäftsleitung verabschiedet. Der Leiter Finanzen des neuen Tochterunternehmens wurde beauftragt, die Änderungen zu implementieren und sicherzustellen, dass die Änderungen innerhalb von 2 Monaten implementiert wurden.
Ergebnis
Die Kontierungssystematik der neuen Tochtergesellschaft wurde innerhalb von 2 Monaten mit der der Muttergesellschaft in Deutschland synchronisiert. Von diesem Zeitpunkt waren die Geschäftszahlen innerhalb der Gruppe vergleichbar und konnten zur Steuerung des Geschäfts direkt verwendet werden. Im weiteren Verlauf des Jahres wurden die Gesellschaften im Rahmen der Quartalsabschlüsse schneller konsolidiert, so dass die Anteilseigner und finanzierende Banken schneller mit entsprechenden Zahlenwerken versorgt werden konnten.